Réconcilier automatiquement la facturation transport avec les données d’opération

L'industrie et ses réalités

L'entreprise loue et distribue de l'équipement lourd à des chantiers de construction à travers plusieurs succursales, ce qui implique un volume constant de livraisons gérées par des transporteurs tiers. Chaque livraison génère une facture de transport distincte, avec des frais qui varient selon la distance, le temps d'attente sur chantier et les ententes tarifaires propres à chaque transporteur.

Le suivi de ces opérations passe par un système de gestion de transport (TMS) qui contient déjà les données réelles de chaque chargement, mais rien ne reliait automatiquement ces données aux factures reçues des transporteurs.

L'intention et le besoin du client

L'équipe des comptes fournisseurs validait les factures de transport manuellement, sans pouvoir les confronter systématiquement aux données du TMS. Cela créait plusieurs angles morts : des montants facturés qui ne correspondaient pas toujours aux chargements réels, des frais de temps d'attente ajoutés sans justificatif clair, et des factures qui ne référençaient pas explicitement le bon de commande ou le numéro de chargement associé.

Le besoin exprimé était simple à énoncer, plus complexe à réaliser : pouvoir valider chaque facture de transport contre les données d'opération réelles, avant paiement, sans ajouter de charge de travail manuelle supplémentaire à l'équipe.

Comment le besoin a été pris en charge par Nord Numérique

Nord Numérique a pris en charge la conception et la livraison d'une solution logicielle dédiée (mode SaaS) branchée sur le TMS existant, plutôt qu'une simple recommandation de processus. L'objectif : que le rapprochement facture/opération se fasse automatiquement, et que seules les exceptions réelles remontent à une personne pour arbitrage.

Les étapes pour définir la solution

• Atelier de cadrage avec l'équipe des comptes fournisseurs pour cartographier les écarts récurrents (montants, temps d'attente, références manquantes).
• Cartographie du processus actuel (AS-IS) et définition du processus cible (TO-BE), incluant les seuils de tolérance acceptables pour une validation automatique.
• Définition d'un schéma de rapprochement basé sur des clés communes (numéro de chargement, bon de commande, transporteur, taux contractuel).

La mise en œuvre de la solution

La solution livrée extrait les données de chaque facture reçue, les confronte aux données du TMS pour le chargement correspondant, et applique automatiquement une validation lorsque l'écart reste sous le seuil de tolérance convenu. Les factures hors tolérance (écart de montant, temps d'attente non documenté, référence de chargement manquante) sont automatiquement routées vers une file d'exceptions plutôt que rejetées ou payées à l'aveugle.

Un tableau de bord donne une visibilité par transporteur et par centre de coûts, auparavant impossible à obtenir de façon fiable à partir des factures seules.

Les défis rencontrés

Le principal défi a été l'absence de format standard entre transporteurs : chaque facture arrivait dans une structure différente, ce qui rendait l'extraction fiable des données plus complexe que prévu. Le deuxième défi a été de définir des seuils de tolérance qui réduisent réellement le volume d'exceptions manuelles sans pour autant laisser passer des écarts significatifs : un équilibre ajusté par itérations avec l'équipe financière après la mise en production.

Impacts techniques, organisationnels et juridiques

La solution livrée et la valeur ajoutée

La solution livrée comprend le rapprochement automatisé facture/TMS, une file d'exceptions structurée, et un tableau de bord de suivi des coûts de transport par fournisseur et par centre de coûts, documentée comme une livraison SaaS complète, incluant les aspects fonctionnels, de sécurité et la valeur ajoutée mesurée.

La mesure de la satisfaction du client

La réduction mesurée des écarts non justifiés a permis à l'équipe financière de resserrer le contrôle des coûts de transport sans alourdir sa charge de travail : le volume de vérifications manuelles a diminué au profit d'un traitement ciblé sur les cas qui le justifient réellement.