Étendre une plateforme de gestion documentaire à une deuxième entité opérationnelle

L'industrie et ses réalités

Le groupe exploite deux entités opérationnelles distinctes dans la location et la distribution d'équipement. La première s'appuyait déjà sur une plateforme de gestion électronique de documents (Laserfiche) pour ses processus de comptes fournisseurs et sa gestion documentaire, hébergée sur un serveur dédié. La deuxième entité, jusque-là sur des processus manuels, devait être arrimée aux mêmes standards.

L'intention et le besoin du client

La direction voulait étendre la plateforme documentaire existante à la deuxième entité sans déployer une infrastructure serveur distincte, tout en garantissant que les droits d'accès et les métadonnées (fournisseur, facture, statut d'approbation) restent complètement séparés entre les deux entités. Il fallait aussi déterminer si de nouveaux flux d'approbation (workflows) devaient être développés à partir de zéro, ou si les flux existants pouvaient être adaptés.

Comment le besoin a été pris en charge par Nord Numérique

Nord Numérique a mené une évaluation d'architecture comparant deux options (un référentiel documentaire distinct pour la deuxième entité, ou une structure de dossiers dédiée avec sécurité spécifique à l'intérieur du référentiel existant) avant de recommander l'option la plus simple à opérer sans compromis sur la séparation des données.

Les étapes pour définir la solution

• Validation de la connectivité et des accès pour les utilisateurs de la deuxième entité.
• Analyse du modèle d'identité (annuaire commun ou distinct) et de ses implications sur la gestion des comptes.
• Analyse des flux d'approbation existants pour déterminer lesquels pouvaient être réutilisés tels quels, adaptés, ou devaient être développés spécifiquement.
• Conception du modèle de sécurité et des groupes d'accès dédiés à la deuxième entité.
• Plan de projet conjoint avec le partenaire technique responsable de la plateforme.

La mise en œuvre de la solution

La mise en œuvre a consisté à créer une structure de dossiers et de métadonnées dédiée à la deuxième entité à l'intérieur du référentiel existant, avec des groupes de sécurité distincts empêchant tout accès croisé aux documents de l'autre entité. Les flux d'approbation existants ont été analysés un à un : une partie a été réutilisée sans modification, une autre adaptée aux seuils et à la structure organisationnelle propres à la deuxième entité. Les notifications courriel ont été configurées pour partir sous le domaine de la deuxième entité, et une intégration a été mise en place avec son système de gestion de transport pour les données de référence.

Le tout a été validé par des tests fonctionnels, puis par des tests utilisateurs réalisés par les équipes de la deuxième entité, avant la mise en production.

Les défis rencontrés

Les deux entités n'utilisant pas le même domaine d'identité, la création et la gestion des comptes utilisateurs de la deuxième entité n'a pas pu s'appuyer sur un annuaire partagé : un processus de création manuelle a dû être défini. L'envoi de notifications courriel sous le domaine propre à la deuxième entité a aussi demandé une configuration spécifique du serveur de messagerie sortant. Enfin, adapter les flux d'approbation existants sans recréer une deuxième version parallèle à maintenir a demandé plusieurs itérations de conception.

Impacts techniques, organisationnels et juridiques

La solution livrée et la valeur ajoutée

La deuxième entité dispose désormais d'une plateforme de gestion documentaire complète (structure sécurisée, flux d'approbation adaptés, notifications fonctionnelles, intégration à son système de référence) sans qu'une nouvelle infrastructure n'ait été nécessaire, ce qui a limité à la fois le délai de mise en œuvre et le coût d'exploitation à long terme.

La mesure de la satisfaction du client

La mise en production s'est faite sans incident majeur relevé pendant la période de support renforcé qui a suivi le déploiement, et les équipes de la deuxième entité ont adopté les nouveaux flux d'approbation sans revenir aux anciens processus manuels.