Automatiser le traitement des factures fournisseurs

L'industrie et ses réalités

Le manufacturier reçoit un volume élevé et constant de factures fournisseurs liées à l'approvisionnement en matières premières et en pièces de production, réparties entre plusieurs dizaines de fournisseurs. Le traitement de ces factures reposait sur une saisie manuelle et un rapprochement visuel entre la facture, le bon de commande et le bon de réception.

L'intention et le besoin du client

L'équipe des comptes fournisseurs cherchait à réduire le temps consacré à la saisie et à la vérification manuelle, tout en diminuant le risque d'erreurs de rapprochement et les pertes d'escomptes de paiement rapide causées par des délais de traitement trop longs.

Comment le besoin a été pris en charge par Nord Numérique

Nord Numérique a conçu et livré un flux de traitement automatisé des factures fournisseurs, intégré au système de gestion intégré (ERP) déjà en place, plutôt qu'un outil autonome supplémentaire à opérer en parallèle.

Les étapes pour définir la solution

• Cartographie du processus actuel de bout en bout, de la réception de la facture jusqu'à son paiement.
• Définition des règles de rapprochement à trois voies (bon de commande, réception, facture) et des seuils de tolérance.
• Conception du flux de traitement des exceptions et des seuils d'approbation par palier de montant.
• Analyse des capacités d'intégration de l'ERP existant.

La mise en œuvre de la solution

La solution capture automatiquement les données de chaque facture reçue, effectue le rapprochement à trois voies avec les données de commande et de réception déjà présentes dans l'ERP, et route automatiquement vers l'approbation appropriée selon le montant. Les factures avec un écart hors tolérance sont dirigées vers une file d'exceptions traitée manuellement, plutôt que de bloquer l'ensemble du flux. Les factures validées sont ensuite comptabilisées automatiquement dans l'ERP.

Les défis rencontrés

La variabilité des formats de facture selon les fournisseurs a demandé un ajustement continu de la capture automatisée dans les premières semaines. L'intégration avec un ERP historique, aux capacités d'échange de données limitées, a aussi demandé un travail d'adaptation spécifique. Le changement le plus délicat a été organisationnel : faire évoluer le rôle de l'équipe des comptes fournisseurs, de la saisie répétitive vers le traitement des exceptions.

Impacts techniques, organisationnels et juridiques

La solution livrée et la valeur ajoutée

Le flux automatisé de capture, rapprochement à trois voies, gestion des exceptions et comptabilisation a permis une réduction de 40 % du temps de traitement administratif des factures fournisseurs, avec un cycle de paiement plus court et plus prévisible.

La mesure de la satisfaction du client

La réduction du délai de traitement a permis de récupérer une partie des escomptes de paiement rapide auparavant perdus, et l'équipe des comptes fournisseurs a rapporté une charge de travail plus soutenable malgré un volume de factures stable.